Teams als Telefonanlage: Für wen es sich rechnet

Die Anlage im Technikraum läuft seit elf Jahren. Der Hersteller hat den Support eingestellt, der Techniker, der sie eingerichtet hat, ist im Ruhestand, und für die nächste Erweiterung gibt es keine Karten mehr.

An dieser Stelle kommt die Frage nach Teams als Telefonanlage — meistens verbunden mit der Erwartung, dass es günstiger wird, weil Teams ja ohnehin da ist. Diese Erwartung stimmt in etwa der Hälfte der Fälle.

Teams übernimmt die Rolle der Telefonanlage: Durchwahlen, Weiterleitungen, Rufgruppen, Warteschleifen, Anrufbeantworter, Konferenzen. Telefoniert wird am Rechner, am Handy oder an einem Tischtelefon, das dafür freigegeben ist.

Was Teams nicht mitbringt, ist die Leitung nach draußen. Die kommt von einem Telefonanbieter, der an Teams angebunden wird. Das ist erprobt und unspektakulär — aber es ist ein zweiter Vertrag mit zweiter Rechnung, und er fehlt in fast jeder ersten Überschlagsrechnung.

Drei Konstellationen, in denen die Antwort fast immer ja lautet:

• Büroarbeit am Rechner. Wer ohnehin den ganzen Tag vor Teams sitzt, gewinnt spürbar: Anruf und Chat und Videokonferenz in einem Fenster, Rufumleitung selbst einstellbar, kein zweites Gerät.
• Mehrere Standorte. Interne Gespräche zwischen den Standorten kosten nichts mehr, und die Durchwahlen liegen in einem System statt in drei Anlagen, die miteinander gekoppelt werden müssen.
• Viel Außendienst. Wer unterwegs unter seiner Bürodurchwahl erreichbar sein soll, hat mit Teams die einfachere Lösung — das Handy ist einfach ein weiteres Endgerät derselben Nummer.

Genauso deutlich in die andere Richtung:

• Werkstatt, Lager, Produktion. Wo an schnurlosen Telefonen gearbeitet wird, die durchs ganze Gebäude tragen, ist eine klassische Anlage mit ordentlichem Funknetz die bessere Wahl. Teams kann das, aber es wird schnell teurer und aufwendiger als die Anlage, die man ersetzen wollte.
• Betriebe mit Sonderfunktionen am Telefon. Türsprechstelle, Torsteuerung, Alarmierung, Aufzugnotruf — solche Dinge hängen oft an der alten Anlage, und sie ziehen beim Wechsel eigene Kosten nach sich.
• Wer nur eine Nebenstelle mehr braucht. Wenn die vorhandene Anlage läuft und gepflegt wird, ist ein Wechsel selten der günstigste Weg. Dann ist die Antwort: nichts tun.

Die Lizenz je Nutzer ist der Teil, den jeder findet. Diese Posten fehlen meistens:

1. Die Amtsleitung — der Anbietervertrag für die Rufnummern und die Gesprächsminuten.
2. Endgeräte. Headsets für alle, die telefonieren, und Tischtelefone dort, wo eines gebraucht wird. Ein Teams-taugliches Tischtelefon ist kein Schnäppchen.
3. Die Portierung der Rufnummern, inklusive der Frage, ob der bestehende Anschluss gekündigt werden kann, ohne dass eine Lücke entsteht.
4. Konferenzräume, falls dort ordentlich gehört und gesehen werden soll.
5. Die Einrichtung selbst — Rufgruppen, Öffnungszeiten, Ansagen und Vertretungsregeln bilden den Betrieb ab, und das ist Denkarbeit, keine Klickarbeit.

Nichts davon ist ein Argument dagegen. Es ist nur der Unterschied zwischen einer Rechnung, die aufgeht, und einer Überraschung im dritten Monat.

Der Notruf. Ein Telefon, das überall funktioniert, weiß nicht, wo es steht. Wählt jemand aus dem Homeoffice die 112, landet der Anruf bei der Leitstelle, die zur hinterlegten Adresse gehört — nicht zwingend bei der, die zuständig wäre. Das ist lösbar, aber es muss eingerichtet und den Mitarbeitern gesagt werden.

Das Fax. Es gibt Branchen, in denen es weiterhin gebraucht wird, und es hängt fast immer an der alten Anlage. Ein Ersatz ist unaufwendig, taucht aber in keiner Kostenschätzung auf, weil beim Planen niemand an das Gerät im Nebenraum denkt.

Ein Kunde mit zwei Standorten und überwiegend Büroarbeit hat gewechselt: Die alte Anlage war ausgereizt, die Kopplung zwischen den Häusern hatte nie zuverlässig funktioniert. Nach dem Wechsel war das interne Telefonieren zwischen den Standorten kein Thema mehr, und die Vertretungsregelungen konnten die Abteilungen selbst pflegen.

Was länger gedauert hat als geplant, war nicht die Technik: Es war die Frage, wer eigentlich wann rangehen soll, wenn in der Zentrale niemand abnimmt. Diese Regel gab es vorher auch nicht — sie war nur in der alten Anlage nie sichtbar geworden.

Beantworten Sie zwei Fragen, bevor Sie Angebote vergleichen:

Wer telefoniert bei Ihnen wirklich — und wo steht diese Person dabei? Am Schreibtisch, in der Halle oder im Auto? Danach entscheidet sich fast alles.

Was hängt außer Telefonen noch an der Anlage? Diese Liste macht man einmal, und sie ist regelmäßig länger als gedacht.

Was sonst noch zu Microsoft 365 im Unternehmen gehört, haben wir auf einer Übersicht zusammengetragen — und welche Lizenz Sie überhaupt brauchen, steht dort ebenfalls.

Wenn Sie vor der Entscheidung stehen: Wir rechnen Ihnen beide Wege einmal durch, mit allen Posten, auch den unbequemen. Wenn dabei herauskommt, dass Ihre Anlage bleiben soll, sagen wir Ihnen das genauso.