Microsoft 365 im Mittelstand

Microsoft 365 kommt selten als Entscheidung ins Unternehmen. Es kommt, weil der alte Exchange-Server abgelöst werden musste, weil im Homeoffice jemand Zugriff brauchte oder weil der Vorgänger es so eingerichtet hat.

Das Ergebnis sieht in vielen Betrieben ähnlich aus: alle haben dasselbe Paket, niemand weiß genau warum, ein Teil der bezahlten Funktionen ist nie eingerichtet worden — und die Sicherungsfrage hat nie jemand gestellt, weil „ist ja in der Cloud".

Diese Seite räumt das in drei Schritten auf: welches Paket wohin gehört, was Microsoft 365 nicht leistet, und was beim Umstieg schiefgeht.

Die Entscheidung hängt an drei Fragen, nicht an Produktnamen:

1. Braucht die Person Office auf dem Gerät installiert? Wer den Tag in Excel verbringt, ja. Wer Mail und Kalender nutzt und selten ein Dokument ansieht, kommt mit der Browserversion aus.
2. Muss das Gerät verwaltet und geschützt werden? Zentral einrichten, Richtlinien durchsetzen, bei Verlust aus der Ferne löschen. Für alles, was das Haus verlässt, ist das praktisch alternativlos.
3. Braucht die Person überhaupt ein eigenes Postfach? Sammeladressen wie info@ oder buchhaltung@ brauchen keine Lizenz, solange sie als geteiltes Postfach geführt werden.

Daraus ergibt sich fast von selbst, wer welches Paket bekommt — und dass es in aller Regel mehr als eines ist. Gemischt zu lizenzieren ist erlaubt, üblich und meistens günstiger als der einheitliche Plan für alle.

Die Details, inklusive der Jahresbindung, die beim Abschluss gern untergeht: Welche Lizenz Sie wirklich brauchen.

Der wichtigste Abschnitt dieser Seite, und der, über den am seltensten gesprochen wird. Microsoft betreibt die Plattform zuverlässig — für die Inhalte darin gilt ein geteiltes Verantwortungsmodell, und die Kundenseite davon kennen die wenigsten.

Kein Backup. Was gelöscht wird, ist nach Ablauf der Papierkorb-Fristen weg. Das gilt für Postfächer, Dateien und Teams-Inhalte gleichermaßen. Microsoft sichert die Plattform gegen eigene Ausfälle, nicht Ihre Daten gegen Ihre Mitarbeiter, gegen einen Verschlüsselungsangriff oder gegen ein versehentlich gelöschtes Konto.

Keine revisionssichere Archivierung. Ein Postfach ist kein Archiv: Der Inhalt lässt sich ändern und löschen, und er verschwindet mit dem Konto. Für aufbewahrungspflichtige Geschäftskorrespondenz reicht das nicht — mehr dazu unter E-Mail-Archivierung.

Keine fertige Sicherheitskonfiguration. Die Bausteine sind da, aktiv sind sie im Auslieferungszustand nicht durchgängig. Mehrfaktor-Anmeldung, Zugriffsregeln, Geräteverwaltung — jedes davon muss eingerichtet werden. Was lizenziert ist und was eingeschaltet ist, sind zwei verschiedene Fragen, und die Lücke dazwischen ist bei den meisten Betrieben größer als vermutet.

Keiner dieser drei Punkte ist ein Mangel des Produkts. Sie sind bloß nicht Teil davon — und wer das nicht weiß, hat drei Lücken, von denen er nichts ahnt.

Ein Wechsel nach Microsoft 365 scheitert selten an der Technik. Er scheitert an drei Stellen:

• Am Termin. Postfächer werden vorab kopiert, umgeschaltet wird zum Schluss. Wer das an einem Montagmorgen macht, hat den Tag verloren.
• Am Kleinkram. Multifunktionsgeräte, die scannen und mailen. Warenwirtschaft, die Rechnungen verschickt. Alarmanlagen, die Meldungen senden. Diese Geräte melden sich anders an als ein Mensch, und sie fallen als erstes aus — meist tagelang unbemerkt, weil niemand hinschaut.
• An den Altlasten. Weiterleitungen, die seit Jahren laufen. Konten von Ausgeschiedenen. Verteiler, die niemand mehr kennt. Ein Umzug ist der beste Zeitpunkt, das zu bereinigen — und der einzige, an dem es ohne Zusatzaufwand geht.

Am Anfang steht keine Bestellung, sondern eine Aufnahme: Wer arbeitet wie, was ist lizenziert, was davon ist eingerichtet, was fehlt. Das dauert überschaubar und beantwortet meistens schon die Kostenfrage — bei mehr als der Hälfte der Betriebe, die wir übernehmen, ließe sich mit demselben Geld deutlich mehr absichern.

Danach entscheiden Sie, was umgesetzt wird. Wir sagen dazu, was wir für nötig halten und was nicht.