Microsoft 365: Welche Lizenz Sie wirklich brauchen

52 Arbeitsplätze, 52 identische Lizenzen. So sah es bei einem Dienstleistungsbetrieb aus, den wir vor einiger Zeit übernommen haben — und so sieht es in den meisten Betrieben aus, in denen niemand die Microsoft-365-Lizenzen je hinterfragt hat.

Das Problem daran ist nicht der Preis an sich. Es ist, dass ungefähr die Hälfte der Leute Funktionen bezahlte, die sie nie öffnete, während zwei Dutzend Notebooks ohne jede Geräteverwaltung durch die Gegend fuhren.

Braucht die Person Office auf dem Gerät installiert? Wer den Tag in Excel oder Word verbringt, braucht die installierte Version. Wer Mail liest, Kalender pflegt und ab und zu ein Dokument ansieht, kommt mit der Browserversion aus. Das ist der Unterschied zwischen dem kleinen und dem mittleren Paket und die häufigste vermeidbare Ausgabe.

Muss das Gerät verwaltet und geschützt werden? Also zentral einrichten, Richtlinien durchsetzen, bei Verlust aus der Ferne löschen. Das ist der Sprung zum großen Paket, und er lohnt sich nicht wegen einzelner Funktionen, sondern weil damit die Geräteverwaltung überhaupt erst möglich wird. Für alles, was das Haus verlässt, führt daran wenig vorbei.

Braucht die Person überhaupt ein eigenes Postfach? Sammeladressen wie info@ oder buchhaltung@ brauchen keine Lizenz, solange sie als geteiltes Postfach geführt werden statt als Benutzerkonto. Das wird oft falsch gemacht und ist die einfachste Einsparung, die es gibt.

Ohne Marketingsprache, in der Reihenfolge des Preises:

Darunter gibt es reine Postfachlizenzen für Fälle, in denen wirklich nur E-Mail gebraucht wird — Scanner, Maschinen, Aushilfen. Darüber die Unternehmenspläne, die sich erst ab einigen hundert Arbeitsplätzen rechnen. Für einen typischen Mittelstandsbetrieb spielt sich die Entscheidung in dieser Tabelle ab.

Ja, und in den allermeisten Fällen sollten Sie genau das tun. Ein Betrieb mit 40 Beschäftigten hat selten 40 Menschen mit identischem Bedarf. Der einheitliche Plan für alle ist bequem in der Verwaltung und fast immer der teuerste Weg — entweder zahlen Sie für Funktionen, die niemand nutzt, oder Ihnen fehlen welche, die Sie bräuchten.

Voraussetzung ist nur, dass jemand einmal aufschreibt, wer was tut. Das ist weniger Arbeit, als es klingt.

Ein Punkt, den viele erst beim Verkleinern bemerken: Die üblichen Jahresverträge sind zwölf Monate verbindlich, und die Menge lässt sich nur in einem kurzen Fenster nach Vertragsbeginn oder zur Verlängerung reduzieren. Wer im Januar zehn Lizenzen zu viel bestellt, zahlt sie bis Dezember.

Praktisch heißt das: vor jeder Verlängerung prüfen, ob die Anzahl noch stimmt — diese Erinnerung gehört in den Kalender, nicht in den Kopf. Nicht auf Vorrat kaufen, weil Nachbestellen jederzeit geht und Verkleinern eben nicht. Und beim Austritt eines Mitarbeiters die Lizenz nicht reflexhaft mitlöschen, sondern erst klären, was mit dem Postfach passiert.

Es gibt auch monatlich kündbare Varianten. Die sind deutlich teurer und lohnen sich für schwankenden Bedarf wie Saisonkräfte — für den Stammbedarf sind sie die falsche Wahl.

Nach der Neusortierung standen bei dem Betrieb drei verschiedene Pakete im Einsatz. Die Gesamtkosten blieben fast gleich — aber die Notebooks waren zum ersten Mal verwaltet und im Verlustfall löschbar. Für dasselbe Geld.

Das ist der übliche Ausgang. Es geht seltener ums Sparen als darum, dass das Geld an der richtigen Stelle liegt. Wer mit der Erwartung reingeht, die Lizenzkosten zu halbieren, wird meistens enttäuscht; wer wissen will, ob er für das Richtige bezahlt, fast nie.

Sammeladressen als Benutzerkonten führen — jede davon ist eine Lizenz, die niemand braucht. Karteileichen mitschleppen: Konten Ausgeschiedener laufen oft jahrelang weiter und sind nebenbei ein Sicherheitsproblem. Und der teuerste: das große Paket kaufen und nicht einrichten. Dann kostet es das volle Geld und liefert die Funktionen des mittleren.

Nehmen Sie Ihre Personalliste und schreiben Sie hinter jeden Namen drei Mal ja oder nein: Office installiert nötig? Gerät außer Haus? Eigenes Postfach nötig? Das beantwortet die Lizenzfrage zu gut neunzig Prozent.

Den Rest — Umstellung ohne Unterbrechung, Termine der Verlängerung, Einrichtung dessen, wofür Sie bezahlen — machen wir. Was dabei sonst noch auffällt, steht auf unserer Seite zu Microsoft 365 im Mittelstand.