Der Neue fängt Montag an: Was bis dahin fertig sein muss

Rechnen wir kurz rückwärts. Ein Notebook mit Dockingstation ist selten sofort verfügbar — je nach Modell vergehen von der Bestellung bis zur Lieferung ein paar Tage bis zwei Wochen. Danach muss es eingerichtet, in die Firmenumgebung aufgenommen und mit den Programmen bestückt werden, die der neue Kollege tatsächlich braucht.

Wer beim Onboarding eines neuen Mitarbeiters die IT am Mittwoch vor dem ersten Arbeitstag informiert, bekommt deshalb kein schlechtes, sondern gar kein Gerät — sondern das, was gerade im Schrank liegt.

Das ist der eigentliche Punkt: Der erste Arbeitstag misslingt nicht an fehlender Technik, sondern an fehlendem Vorlauf.

Drei Dinge, alles andere ist am selben Tag machbar:

1. Das Gerät. Beschaffung und Einrichtung. Zwei Wochen sind komfortabel, eine Woche geht, drei Tage bedeuten Ersatzgerät.
2. Zugänge, die jemand freigeben muss. Fachanwendungen mit Lizenzverwaltung, Zugriffe auf Fremdsysteme, alles wo ein Anbieter oder ein Vorgesetzter zustimmen muss. Das dauert nicht lange — es dauert nur unvorhersehbar lange.
3. Telefon und Durchwahl, wenn eine eigene Nummer gebraucht wird.

Alles Weitere — Benutzerkonto, Postfach, Berechtigungen, Freigaben — ist eine Sache von Minuten, sofern klar ist, was der Mensch eigentlich tun soll.

Sie lautet nicht „welche Software braucht er", sondern: Wer im Betrieb macht schon dasselbe?

Wenn die Antwort „wie Frau M. in der Auftragsbearbeitung" lautet, ist das Onboarding im Grunde erledigt. Rolle statt Einzelfall: dieselben Programme, dieselben Berechtigungen, dieselben Laufwerke. Das dauert einen Bruchteil der Zeit und hat den angenehmen Nebeneffekt, dass niemand aus Versehen mehr Rechte bekommt als nötig — der häufigste Weg, auf dem Berechtigungen im Mittelstand wuchern.

Betriebe, die zwei bis drei solcher Rollen einmal sauber beschrieben haben, brauchen für einen neuen Arbeitsplatz danach ein Telefonat.

Nicht zwingend — und das sagen wir auch dann, wenn wir das Gerät verkaufen würden. Für viele Arbeitsplätze reicht ein geprüftes Gebrauchtgerät aus dem Businessbereich, und es ist innerhalb weniger Tage da statt nach zwei Wochen. Das ist gerade bei kurzfristigen Einstellungen und bei befristeten Stellen der pragmatischere Weg.

Wovon wir abraten, ist das Gegenteil: der Griff zum nächstbesten Consumer-Notebook aus dem Elektromarkt. Die Einsparung ist überschaubar, die Ausstattung passt oft nicht in eine Firmenumgebung, und die Nacharbeit frisst den Preisvorteil auf, bevor der Kollege das Gerät zum ersten Mal aufklappt.

Weniger als man denkt, aber das Wenige richtig:

• Anmeldung funktioniert, und der Mensch ändert sein Startkennwort selbst
• Postfach, Kalender und die eine Fachanwendung laufen
• Der Zugriff auf die Ablage ist da — und zwar auf den Teil, der zur Rolle gehört, nicht auf alles
• Telefon klingelt, wenn man die Durchwahl wählt
• Drucken geht

Was nicht am ersten Tag fertig sein muss: die perfekte Einrichtung. Zwei Programme, die in der ersten Woche nachkommen, sind unproblematisch. Ein Kollege, der um neun Uhr nicht ins System kommt und den halben Tag danebensitzt, ist es nicht.

• Die Einweisung in die Spielregeln. Wie gehen wir mit Rechnungen per Mail um, wer darf Bankverbindungen ändern, was passiert bei einem verdächtigen Anruf. Fünf Minuten, die im Ernstfall mehr wert sind als jede Technik.
• Mobilgeräte. Ob dienstliche Mails auf dem privaten Handy landen dürfen, ist eine Entscheidung — keine Zufälligkeit.
• Der Abgleich mit dem Ausscheiden. Übernimmt der Neue den Platz eines Ausgeschiedenen, wird gern das alte Konto „weiterverwendet". Das erspart zehn Minuten und vererbt Berechtigungen, die niemand mehr überblickt.

Bei einem Kunden fing im Frühjahr eine neue Kollegin an — angekündigt vier Tage vorher, mitten in einer Woche mit zwei anderen Terminen. Das bestellte Notebook kam am Donnerstag der Folgewoche.

Sie hat die erste Woche an einem älteren Ersatzgerät gearbeitet, das noch im Schrank stand. Funktioniert hat es, unangenehm war etwas anderes: Der Wechsel auf das richtige Gerät hat später noch einmal Zeit gekostet, und in der Zwischenzeit lagen ihre Dateien an zwei Stellen.

Seitdem gibt es dort eine Regel, die nichts kostet: Sobald ein Vertrag unterschrieben ist, geht eine kurze Mail an die IT. Nicht mit Details — nur mit Datum und Rolle. Der Rest klärt sich beim Rückruf.

Wenn Sie eine Sache ändern wollen, dann diese: Der Auslöser ist die Unterschrift, nicht der erste Arbeitstag. Alles andere folgt daraus von selbst.

Wie das Gegenstück aussieht — was passiert, wenn jemand geht —, haben wir gesondert aufgeschrieben. Und wie wir Betriebe dabei laufend begleiten, steht auf unserer Übersichtsseite.

Wenn Sie mögen, beschreiben wir mit Ihnen einmal die zwei, drei häufigsten Rollen in Ihrem Betrieb. Danach ist ein neuer Arbeitsplatz eine Bestellung und kein Projekt. Für Betriebe in Hohenlohe und um Heilbronn kommen wir dafür auch vorbei.