KI im Einsatz: konkrete Fälle
Kein Katalog von Möglichkeiten, sondern das, was bei uns und bei unseren Kunden tatsächlich läuft. Aus Rücksicht auf die Betriebe ohne Namensnennung.
KI-generiert
Wartungsberichte auswerten
Ausgangslage: Ein Betrieb im Sicherheitstechnik-Bereich bekommt Wartungsberichte als PDF zurück. Jemand musste sie öffnen, Anlagen zuordnen, Fristen nachtragen.
Heute: Die Berichte landen in einem Ordner, werden automatisch ausgewertet und den Anlagen zugeordnet. Auffälligkeiten — etwa Material, das nicht zur beschriebenen Tätigkeit passt — stehen im Klartext in der Benachrichtigung.
Effekt: Die Nachbearbeitung eines Quartals dauert Stunden statt Tage.
Posteingang vorsortieren
Ausgangslage: Ein volles Sammelpostfach, in dem Wichtiges zwischen Newslettern untergeht.
Heute: Eingehende Mails werden eingeordnet, Bekanntes wird automatisch abgelegt, zu den relevanten liegt ein Antwortentwurf im richtigen Ton bereit.
Effekt: Der Posteingang ist morgens in 15 Minuten durch — abgeschickt wird weiter von Hand.
Angebote vorbereiten
Ausgangslage: Angebote entstehen aus alten Dokumenten, Preise werden von Hand nachgeschlagen, Positionstexte jedes Mal neu formuliert.
Heute: Der Assistent zieht die aktuellen Einkaufspreise aus dem Lieferantenkatalog, formuliert die Positionen und legt das Angebot im System an — zur Prüfung, nicht zum Blindversand.
Effekt: Aus einer Stunde werden zehn Minuten, und die Preise stimmen.
Eigenes Wissen auffindbar machen
Ausgangslage: Das Wissen über Kunden, Anlagen und Sonderfälle steckt in Köpfen, Mails und verstreuten Dokumenten.
Heute: Eine Frage in eigenen Worten genügt. Die Antwort kommt aus dem eigenen Bestand — mit Angabe der Quelle, damit sie prüfbar bleibt.
Effekt: Einarbeitung neuer Mitarbeiter und Urlaubsvertretung hören auf, ein Risiko zu sein.
Arbeitsberichte erstellen
Ausgangslage: Nach jedem Einsatz ein Bericht, den abends niemand mehr schreiben will.
Heute: Diktiert oder in Stichworten erfasst, sauber formuliert, im Kundenordner abgelegt und direkt als Rechnungsposition vorbereitet.
Effekt: Die Dokumentation ist vollständig, und die Leistung wird auch berechnet.
Belege vorbereiten
Ausgangslage: Belege sammeln sich, die Vorbereitung für die Buchhaltung frisst jeden Monat einen Tag.
Heute: Sammelscans werden automatisch in Einzelbelege zerlegt, benannt, einsortiert und an die Buchhaltung übergeben.
Effekt: Aus einem Tag wird eine Kaffeepause.
Ein Grundsatz gilt überall
Alle Beispiele haben eines gemeinsam: Die KI arbeitet zu, entscheidet aber nicht allein. Was das Haus verlässt — Angebot, Rechnung, Antwort an den Kunden — geht vorher über einen Schreibtisch.
Das ist keine Vorsichtsmaßnahme für den Anfang, sondern die Bauweise. Sie sorgt dafür, dass Sie die Kontrolle behalten und trotzdem den Zeitgewinn haben.
Welcher Fall ist Ihrer?
Sagen Sie uns, welche Aufgabe bei Ihnen jede Woche wiederkehrt. Wir sagen Ihnen, ob sich das lohnt — und was es kostet.